Automatización en la empresa: estrategia, errores comunes y cómo empezar bien

Una comunidad contra el trabajo manual

Había una vez una Comunidad — valiente, bien intencionada, y sinceramente… un poco caótica — formada para llevar a cabo una gran misión: destruir la Única Tarea Manual. Esta criatura los dominaba a todos. Cada miembro tenía su propia forma de enfrentarla.

El elfo escribía scripts elegantes que solo él podía entender.

El enano prefería las tareas programadas, porque ‘eso siempre funciona’.

El mago insistía en que la próxima versión del framework iba a resolverlo todo.

El montaraz trabajaba solo, evitando reuniones.

Y los hobbits… ellos solo querían algo simple que funcionara.

Todos hacían su mejor esfuerzo, pero el avance… era mínimo. Sí, había automatización — pero aislada, sin una visión común. Hasta que, finalmente, dejaron de enfocarse en cómo y empezaron a hablar del por qué. Se alinearon: qué automatizar primero, quién lo haría, y cómo hacerlo de forma reutilizable. Empezaron a compartir lo que aprendían. A reutilizar el trabajo de los demás. A hablar un mismo lenguaje de automatización. Ahí fue cuando la verdadera aventura comenzó — no con scripts, sino con estrategia.

Introducción

En el artículo anterior te presenté Ansible. Si hiciste los deberes, seguro miraste un poco la documentación, y capaz que hasta probaste un laboratorio. Y se lo mostraste a tus colegas… y es muy probable que algunos ya lo conocieran, y hasta lo estuvieran usando (si tengo que apostar, serían los elfos). Entonces, me dirás, “¡Ya está!” Pero no, esto recién empieza. Si tenés equipos automatizando en tu organización, incluso usando Ansible, lo que probablemente tenés son ‘silos automatizados’. Seguramente son eficientes en lo que hacen, pero todavía no le aportan valor a toda la organización. Lo que necesitás no son más playbooks. Lo que necesitás es estrategia.

¿Que entendemos por estrategia?

La estrategia es un plan de alto nivel, con un objetivo concreto. Es la guía que nos servirá de base para tomar decisiones, priorizar acciones y coordinar esfuerzos. En el contexto de la automatización, la estrategia nos permite establecer qué automatizar, por qué, cómo y con quién.

En mi experiencia, la estrategia se desarrolla sobre 3 pilares: los procesos, las personas, y las tecnologías.

Procesos: el objetivo es agilizar los procesos. Deben estar definidos y documentados. Y deben aportar valor. Siempre recuerdo esta máxima de uno de mis profesores en la Universidad: “No debemos informatizar ineficiencias”. Automatizar procesos mal diseñados lleva a la frustración y al fracaso.

Personas: Detrás de cada proceso hay personas: quienes lo ejecutan, quienes lo diseñan, quienes lo soportan. Debemos identificar a los involucrados, quienes se benefician, y más importante, quienes pueden resistirse, para incluirlos en el diseño y la adopción de la solución. Sin involucramiento, no hay adopción, ni automatización exitosa.

Tecnología: Las herramientas son importantes, pero no son el centro, sino un medio para llegar a un fin. Ya identificamos a Ansible como la mejor herramienta, pero no es una bala de plata. La tecnología potencia la estrategia, no la reemplaza.

Un ejemplo

Mi primer proyecto de automatización comenzó con un taller sobre Ansible. El objetivo era presentar las capacidades de la herramienta para que los involucrados vieran las posibilidades.

A continuación tuvimos una sesión que podríamos llamar de “descubrimiento”. Como era un proyecto pequeño, solo estaba involucrado parte del equipo de IT. El objetivo era no solo automatizar algún proceso, sino también empoderar al equipo y, a partir de ese núcleo, crecer en la automatización. Involucramos también a la gerencia, para tener su visión y compromiso.

En esa reunión de descubrimiento surgieron varios procesos que identificaban como “pain points”. De esos, el equipo de IT seleccionó 2 que podíamos desarrollar en un plazo de pocos días, y que les aportaban valor, ya fuera porque eran procesos complejos que involucraban múltiples sistemas, o porque eran procesos repetitivos y manuales que distraían recursos.

Formamos 2 duplas: un consultor experto en Ansible y en las tecnologías involucradas en esos procesos, junto a alguien del equipo del cliente que conocía a fondo como se hacía. Ese integrante participó durante el desarrollo de las automatizaciones, para que pudieran aprender a usar la herramienta, de forma de darle soporte y poder desarrollar más automatismos a futuro.

Este proyecto me dejó varias lecciones valiosas que hoy forman parte de mi forma de encarar la automatización. Las resumo en 3 principios que, si estás empezando, pueden ayudarte a evitar errores y ganar tracción desde el inicio.

Tres principios para empezar con el pie derecho

1. Empezá en pequeño y mostrá valor rápido: Elegí un proceso simple, estable y que aporte ese valor. Este primer caso de uso puede parecer pequeño, pero si genera entusiasmo y demuestra resultados, será tu mejor carta de presentación.

2. Involucra a las personas correctas: Preguntá ¿qué problema se resuelve con esta automatización? Hablá con las personas que están cerca del trabajo real, y escuchá lo que necesitan para hacerlo mejor. “La herramienta puede ser Ansible, pero la estrategia es lo que une a los equipos, acelera los procesos y conecta el trabajo técnico con los objetivos de negocio.”

3. Aprovechá las capacidades de la tecnología: Usá un lenguaje y estructura clara, y establecelo como norma. Es más importante que cualquier persona pueda leer y entender lo que escribís a que sea una obra de arte técnica.

Qué hace que un proyecto de automatización funcione… o fracase

✅ Factores de éxito

• Compromiso de la Dirección para destinar recursos.
• Referentes con autoridad técnica y que conozcan los procesos.
• Documentar el proceso de forma clara y sencilla.
• Debe ser simple de probar. Que no interfiera con el trabajo del equipo.
• Fundamental: que aporte valor real al negocio.

❌ Errores comunes

• No comunicar claramente el objetivo. A veces, personas con mucha experiencia ya automatizaron lo que necesitaban y ven a Ansible como un paso atrás o como una amenaza a su autonomía. Incluirlos en el diseño de la estrategia y mostrar cómo pueden aprovechar su conocimiento dentro de un marco común es clave para el éxito.
• No obtener feedback de las personas involucradas.
• Automatizar procesos mal definidos o inestables.
• Complicar las cosas desde el principio (sobreingeniería innecesaria).

“Muchos proyectos de automatización fracasan no por fallos técnicos, sino por errores estratégicos y organizacionales. Entre los más comunes están: automatizar procesos ineficientes, enamorarse de una única tecnología, excluir a las áreas de negocio, y tener expectativas poco realistas sin una estrategia clara.” — Gartner - “10 automation mistakes to avoid”

Cierre

Una buena estrategia de automatización no trata de hacerlo todo, sino de hacer lo correcto y hacerlo bien. Para eso, elegir los primeros casos de uso es clave. Te lo cuento en el próximo artículo.